Заявки на приёмку

Что это и зачем

Заявка на приёмку — предупреждение о поставке: клиент фулфилмента заранее сообщает, что и когда привезёт (или откуда нужно забрать), а фулфилмент принимает заявку, назначает людей и готовится. Когда склад принимает товар по скану, количество автоматически появляется у клиента в разделе «Мой товар на складе», а если приняли меньше или больше, чем в заявке, сама собой формируется таблица расхождений — акт расхождения.

Раздел есть у фулфилмента и у клиента фулфилмента. У селлера (организации без фулфилмента) раздела «Заявки» нет.

Как клиент создаёт заявку

1. Откройте «Заявки на приёмку» и нажмите «Новая заявка».
2. Заполните название, дату и время поставки, категорию товара и способ: «Привезёт клиент», «Заберёт фулфилмент» или «Перевозчик». Укажите, откуда забрать, кто забирает, контактное лицо, телефон и число мест.
3. Добавьте товары: артикул, название, штрихкод, количество. Можно скачать шаблон («Шаблон Excel»), заполнить его и нажать «Загрузить из Excel» — строки появятся в таблице, и их можно поправить.
4. Отметьте услуги фулфилмента (например, видеосъёмка, паллетирование) и при желании напишите пожелание. Услуги, которые вы заказываете чаще всего, подсвечены пометкой «часто».
5. Нажмите «Создать заявку». Заявка получит срок ответа — по умолчанию 24 часа.

Пока фулфилмент не принял заявку, её можно изменить или отменить. После принятия состав товаров менять нельзя: по заявке уже создана приёмка. Нужна такая же поставка ещё раз — кнопка «Повторить» копирует заявку (даты очищаются), и её можно поправить в окне-таблице.

Как с заявкой работает фулфилмент

• Список. Заявки всех клиентов с вкладками «В работе», «Новые», «Принятые», поиском и флажком «Только мои». В колонке «Срок» идёт таймер: для новой заявки — сколько осталось, чтобы ответить клиенту; для принятой — сколько до даты поставки или до вашей даты по плану. Меньше двух часов — оранжевый, просрочено — красный.
• Создать самому. «Новая заявка» → выберите клиента, от которого получили заявку (по телефону, из мессенджера), заполните так же, как клиент. Дополнительно: менеджер, кладовщик, срок ответа и «Своя дата склада» — ваша внутренняя дата, которую клиент не обязан видеть как поставку.
• Принять. В карточке заявки нажмите «Принять», выберите склад приёмки и, если нужно, свою дату. Создаётся приёмка («Приёмка товара» → «По заявкам»), клиент получает уведомление.
• Отклонить — с обязательной причиной, клиент увидит её в заявке.
• Исполнители. В карточке выберите менеджера и кладовщика из сотрудников. Фильтр «Только мои» покажет заявки, где вы назначены.

Шаблоны и категории товара

Выберите категорию («Одежда», «Обувь», «Срок годности», «Честный знак» и др.) — в таблицу добавятся нужные колонки: для одежды и обуви размер и цвет, для товара со сроком годности «Годен до» и партия. Кнопка «Колонки» над таблицей позволяет убрать колонку или добавить свою (до 8). Колонки попадают и в Excel-шаблон: скачайте его после выбора категории.

Кнопка «Сохранить как шаблон» запоминает категорию, колонки и товары заявки. Применяйте шаблон кнопкой с его названием — удобно для регулярных поставок. Шаблоны фулфилмента видны его клиентам; удалять можно только свои.

Короба и QR-стикеры

После «Принять» откройте заявку и создайте короба: укажите, сколько их, и нажмите «Создать короба». Каждому присваивается свой QR-код.

1. Печать. «Печать QR-стикеров» — выберите стикер (по умолчанию 58×40 мм и 40×30 мм), диапазон коробов и число копий. Размер и вид стикера (название клиента, номер заявки, «Короб 2 из 5», дата поставки, название склада) меняются в конструкторе этикеток: кнопка «Изменить стикер».
2. Наклейка. Стикеры клеят на коробки в любом порядке — какой короб какому номеру достался, неважно.
3. Приёмка. «Приёмка по коробам» (в меню «Приёмка товара», на компьютере и в приложении кладовщика). Скан QR короба открывает его — звучит «Короб открыт». Дальше сканируйте штрихкоды товара: каждый скан сразу принимает товар на склад и добавляет его в короб («Принято»). Товар не из заявки принимается с пометкой «нет в заявке» и голосом «Не из этой заявки». Поле «Штук за скан» и флажок «Брак» позволяют принять несколько штук или отметить брак.
4. Закрытие короба. В приложении и на экране — кнопка «Закрыть короб». На компьютере со сканером можно просто отсканировать QR этого же короба ещё раз: появится вопрос «Закрыть короб?», подтвердите кнопкой или Enter. Голос — «Короб закрыт»; когда закрыт последний — «Все короба приняты».
5. Завершение. «Завершить приёмку» — остаток и расхождение считаются сразу. Если остались незакрытые короба, система спросит подтверждение.

Клиент видит принятое количество в заявке и в разделе «Мой товар на складе» уже через 10–20 секунд после скана: страница обновляется сама.

Ошибся в количестве? Отмените приёмку строки в «Приёмка товара» → «По заявкам» (руководитель). Закрытый короб заново открывает руководитель.

Услуги из заявки: вручную или сами

Услуги, которые клиент отметил в заявке (видеосъёмка, паллетирование и т. п.), начисляются клиенту по цене вашего прайса с учётом индивидуальных цен. Режим выбирается переключателем «Услуги из заявок» над списком заявок (меняет администратор):

• Вручную (по умолчанию) — после завершения приёмки в заявке появляется кнопка «Начислить услуги клиенту»;
• Сами при завершении — услуги начисляются автоматически в момент завершения приёмки.

В заявке всегда видно, начислены ли услуги. Повторно одну и ту же услугу система не начислит.

Что происходит после приёмки

Когда склад завершает приёмку, заявка получает статус «Принята на склад». В ней видно по каждой строке: заявлено, принято, брак и расхождение. Клиенту приходит уведомление «Заявка принята на склад», а товар уже числится на его остатке. Если принято не всё или привезли лишнее, у заявки появляется пометка «есть расхождение» и кнопка «Скачать акт (Excel)».

Если приёмку отменили до начала приёмки, заявка возвращается в «Новые».

Лиды: заявки с сайта и из конструкторов

Вкладка «Лиды» у фулфилмента собирает обращения с вашего сайта.

1. Нажмите «Добавить источник», назовите его («Сайт», «Tilda»).
2. Скопируйте ссылку источника и вставьте её в настройки формы: в Tilda — «Webhook», в WordPress/Contact Form 7, Bitrix24, Wix и других — в поле «Адрес для отправки данных» (POST). Подойдёт любая форма, которая умеет отправлять данные на адрес.
3. Заявки появятся в списке лидов: имя, контакт и сообщение подбираются по привычным названиям полей (имя, телефон, почта, комментарий).
4. Назначьте ответственного, переведите лид «В работу» или отметьте спамом. Кнопка «Создать заявку» превращает лид в заявку от выбранного клиента.

Ссылку можно отключить (перестанет принимать) или удалить. С одного адреса принимается не больше 60 заявок в час.

Сайт ezful.ru. Владелец платформы может подключить заявки с ezful.ru к вашему кабинету в панели менеджера — они придут как лиды с источником «ezful.ru».

Частые вопросы

• Почему у меня нет раздела «Заявки»? Он есть только у фулфилмента и его клиентов. Селлеру он не нужен: товар принимает не склад фулфилмента.
• Можно ли изменить принятую заявку? Даты, комментарии и исполнителей — да. Состав товаров — нет, создайте новую заявку или отмените приёмку.
• Как посчитать услуги из заявки? См. раздел «Услуги из заявки: вручную или сами».
• Стикер не печатается. Проверьте, что агент печати запущен и выбран принтер этикеток («Печать этикеток»). Стикер можно сначала посмотреть в предпросмотре.
• Шаблон не загружается. Нужен файл .xlsx с колонками «Артикул» (или «Название») и «Количество» в первой строке — скачайте шаблон кнопкой «Шаблон Excel».