Документы: акты, УПД, МХ-1 и МХ-3

Как сформировать акт оказанных услуг и УПД клиенту, что в них подставляется, сколько документов бесплатно, и где взять акты МХ-1, МХ-3 и акт приёмки

Что это и зачем

Фулфилмент выставляет клиенту документ за оказанные услуги, а склад подтверждает приём и выдачу товара на хранение. «Глайдер» собирает такие документы из данных, которые уже есть в системе, и отдаёт PDF.

Как это работает

Акт оказанных услуг и УПД за период

Строки документа — начисления клиента за выбранный период (по Москве), сгруппированные по услуге, единице и цене. Отменённые (сторно) начисления вычитаются внутри строки, поэтому в документ попадает то, что реально оказано.

Откройте «Клиенты» → меню строки клиента → «Баланс и расходы» → вкладка «Документы».
Нажмите «Сформировать».
Выберите вид — «Акт оказанных услуг» или «УПД» — и «Период». По умолчанию подставляется прошлый месяц целиком. Система покажет строки и итог.
Если в реквизитах чего-то не хватает, появится предупреждение со ссылкой «Заполнить».
Нажмите «Сформировать PDF». Документ откроется и появится в списке, клиент увидит его в «Начисления и документы» → «Документы». Если клиент включил уведомление «Сформирован акт или УПД», он получит сообщение.

Номер присваивается сам, по порядку внутри года и вида документа. Дата документа — конец периода. Документ нельзя создать пустым или с суммой не больше нуля.

Реквизиты и НДС. Реквизиты исполнителя и заказчика в момент формирования записываются в документ: позже их изменение уже сформированные документы не меняет. Свои реквизиты — «Реквизиты для актов и УПД» в «Прайс услуг» (или «Мои реквизиты» у клиента), реквизиты клиента — «Реквизиты клиента». Ставку НДС выбирает фулфилмент: «Без НДС», 5, 7, 10 или 20 %. Цены в прайсе считаются конечными, с НДС: в документе выделяется «в том числе НДС». УПД формируется в упрощённой раскладке: статус 1 (счёт-фактура и передаточный документ), если НДС платится, и статус 2 (передаточный документ), если НДС нет.

Аннулирование. В списке документов кнопка «Аннулировать» (после подтверждения). Номер остаётся занятым, документ помечается «аннулирован» и так же виден клиенту. Удалить документ нельзя.

Сколько стоит

Первые 4 акта или УПД в календарный месяц (по Москве) бесплатны, дальше — 10 сканов за документ; в тарифе «Безлимит» — бесплатно (Тариф и сканы). Если сканов не хватает, документ не создаётся, пока вы не пополните баланс.

ЭДО

Обмена по ЭДО (Диадок, СБИС) в системе нет: формируется только PDF, отправлять его клиенту нужно самим. Интеграция с операторами ЭДО отдельная и не подключена. Подписи и печать ставятся на распечатке или вне системы.

Акты МХ-1 и МХ-3

Это формы хранения, утверждённые постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66. Составляются только на товар клиента фулфилмента.

Акт	Что подтверждает	Где
МХ-1 «Акт о приёме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение»	склад принял товар клиента	«Остатки → Приёмки» → документ → «МХ-1»; у клиента — в карточке приёмки. Кнопка появляется, когда приёмка завершена и что-то принято
МХ-3 «Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение»	товар клиента ушёл со склада	«Поставки FBO» → поставка → «Файлы и этикетки» → «Акт МХ-3»; у клиента — кнопка «МХ-3» в карточке отгруженной поставки

Сами подставляются: хранитель и поклажедатель (название, ИНН, КПП, адрес из реквизитов), склад, номер и дата, строки с количеством и кодом ОКЕИ, итог прописью, «Подписант». В МХ-1 учитывается принятое годное (брак указан в характеристике), в МХ-3 — то, что лежало в коробах поставки, и срок хранения с первого прихода товара.

Остаются пустыми и заполняются от руки: номер и дата договора хранения (договоры в системе не ведутся), цена и стоимость товара, коды ОКПО и ОКВЭД, должности подписантов, срок и условия хранения. Акта «на руки» и актов по заказам FBS нет. За МХ-1 и МХ-3 сканы не списываются.

Акт приёмки в Excel

В документе приёмки: кнопка «Акт в Excel» у склада и «Excel» у клиента. Подробнее — Отчёты.

Что нужно

Для акта и УПД — роль администратора или менеджера фулфилмента, начисления клиента за период и заполненные название, ИНН и юридический адрес сторон.
Для МХ-1 и МХ-3 — завершённая приёмка по заявке или отгруженная поставка FBO клиента.

Частые вопросы и ошибки

«За этот период начислений нет». Выберите другой период или проверьте прайс (Услуги и начисления).

Нужно исправить уже выданный документ. Аннулируйте его и сформируйте новый.

Нельзя отменить ручное списание: «уже сформирован акт или УПД». Исправляйте корректировкой баланса.