Инвентаризация склада без остановки отгрузок

Склад, который работает с маркетплейсами, закрыть на пересчёт нельзя: заказы приходят каждый день, и у каждого свой срок отгрузки. Считать приходится на ходу. Это возможно, если соблюдать одно правило: к остатку применяется не насчитанное число, а разница между ним и тем, что числилось в ячейке в минуту подсчёта. Ниже разберём, как это работает, где ошибаются и как организовать сам пересчёт.

Зачем считать и как часто

Учёт расходится с полкой на любом складе. Товар кладут в соседнюю ячейку, берут не тот размер, забывают провести брак. Каждое такое расхождение рано или поздно превращается в заказ на товар, которого нет. Инвентаризация находит эти расхождения раньше покупателя.

Считать весь склад каждый раз не обязательно. Видов пересчёта три.

Вид	Что считают	Когда подходит
Полная	весь склад	раз в год, при запуске учёта по ячейкам, при смене ответственного
Выборочная	зону, несколько ячеек или несколько товаров	после сбоя, по жалобе клиента, когда сборщик не нашёл товар
Циклическая	склад по частям, по графику	постоянно, небольшими кусками каждую неделю

Циклическую обычно строят по ABC. Ходовой товар, группу A, считают чаще: движений по нему больше, значит, и ошибок больше. Группу C можно считать раз в квартал или раз в год. График может быть, например, таким: быстрая зона пересчитывается по одному стеллажу в неделю, дальняя — перед сезоном.

Выборочный пересчёт удобнее всего привязать к событию. Сборщик пришёл к ячейке, а товара нет. Это повод посчитать ячейку и все ячейки этого товара сегодня, а не ждать плановой инвентаризации.

Когда инвентаризация обязательна

По части 3 статьи 11 закона № 402-ФЗ случаи, сроки и порядок инвентаризации организация определяет сама, кроме случаев, когда инвентаризация обязательна. Обязательные случаи перечислены в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Стандарт утверждён приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н и применяется с 1 апреля 2025 года. Он распространяется на экономические субъекты, кроме организаций бюджетной сферы (пункт 1). В пункте 15 стандарта названы, в частности: составление годовой бухгалтерской отчётности, смена работника с материальной ответственностью, установленный факт утраты или порчи активов, пожар или авария, реорганизация и ликвидация. Для годовой отчётности пункт 16 делает оговорку: запасы можно не пересчитывать на отчётную дату, если их инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчётного года. Как применять эти нормы к вашей организации и к товару клиентов на хранении, решает бухгалтер. Дальше речь только о складской практике.

Главная проблема: остаток меняется, пока его считают

Пересчёт зоны занимает часы. За это время из неё собирают заказы. Кладовщик записал в ячейке 9 штук, а через десять минут сборщик забрал оттуда 2. Если теперь записать в учёт «в ячейке 9», учёт окажется неверным в ту же минуту: на полке уже 7.

Решение состоит из двух шагов.

Учёт в минуту подсчёта. Когда кладовщик записывает факт по ячейке, система запоминает, сколько в ней числилось именно в эту минуту. С этим числом и сравнивается факт. Снимок на начало инвентаризации для сравнения не годится, почему — ниже.
Разница вместо факта. При проведении к текущему остатку прибавляется разница факта и учёта в минуту подсчёта. Сам факт в остаток не записывается.

Пример: отгрузка после подсчёта

В ячейке по учёту 10 футболок. Кладовщик насчитал 9, система запомнила: в эту минуту числилось 10. Пока пересчёт шёл дальше, из ячейки отгрузили 2 штуки, и остаток по учёту стал 8.

Способ проведения	Расчёт	Остаток в учёте	На полке
Записать факт как есть	9	9	7
Применить разницу	9 − 10 = −1, затем 8 − 1	7	7

Недостача одна штука, и она была ещё до отгрузки. Отгрузка к расхождению отношения не имеет и теряться не должна. Способ «записать факт» вернул бы в учёт две уже уехавшие футболки.

Пример: отгрузка до подсчёта

Теперь наоборот. Инвентаризацию начали утром, снимок запомнил 10. До этой ячейки кладовщик дошёл к обеду, а за утро из неё отгрузили 2 штуки: по учёту стало 8. Кладовщик насчитал 8 — всё сходится.

С чем сравнивать факт	Расчёт	Остаток в учёте	На полке
Со снимком на начало	8 − 10 = −2, затем 8 − 2	6	8
С учётом в минуту подсчёта	8 − 8 = 0	8	8

Сравнение со снимком учло бы утреннюю отгрузку второй раз и «нашло» недостачу в две штуки, которой нет. Поэтому факт сравнивают с тем, что числилось в момент подсчёта, а снимок на начало оставляют для ведомости.

Где метод всё-таки ошибается

Одно место остаётся: отбор из ячейки в ту самую минуту, когда её считают. Кладовщик пересчитал коробки, сборщик в это время взял одну, а записали число уже после отбора. Учёт и полка снова разойдутся на штуку. Поэтому:

если в ячейку пришёл сборщик, пока её считают, пусть подождёт минуту, пока кладовщик запишет число;
берите область, которую реально пройти за час-два, и считайте в часы, когда из неё меньше собирают;
строки с расхождением перед проведением пересчитайте второй раз.

Сто раз по одному стеллажу надёжнее, чем один раз весь склад за двое суток.

Пересчёт вслепую

Если кладовщик видит на экране «по учёту 10», он с большой вероятностью насчитает 10. Это не обман. Человек, который знает ожидаемое число, перестаёт считать на девятой штуке и не замечает лишнюю коробку во втором ряду.

При пересчёте вслепую кладовщик не видит ни учётного количества, ни расхождений. Он просто записывает то, что лежит. Сравнение видит только руководитель. Такой пересчёт чуть медленнее, зато расхождение, которое он показал, действительно есть на полке.

Вслепую стоит считать плановые и спорные инвентаризации. Для быстрой проверки одной ячейки после жалобы сборщика можно считать и в открытую.

Товар нашёлся не в своей ячейке

При пересчёте постоянно находится «чужой» товар: кепка в ячейке футболок, коробка, которую положили на ближайшую пустую полку. Есть два плохих способа с этим обойтись. Первый — не записывать, потому что в документе такой строки нет. Тогда излишек останется невидимым. Второй — молча переложить товар в «правильную» ячейку. Тогда в правильной ячейке получится излишек без объяснения, а история пропадёт.

Правильно так: находку записывают там, где нашли. В документе появляется новая строка «в этой ячейке этот товар, по учёту ноль, по факту две штуки». После проведения учёт знает, что товар лежит здесь. Перекладывать его на место нужно отдельным перемещением, по скану. Как устроить адреса так, чтобы чужого товара было меньше, мы разбирали в статье про адресное хранение на маленьком складе.

Что делать с непосчитанными строками

К моменту проведения часть строк почти всегда остаётся без факта. Вариантов два, и выбирать между ними нужно осознанно.

Вариант	Что происходит	Когда выбирать
Не трогать	остаток по таким строкам остаётся как был	не успели дойти, зону досчитают следующим документом
Считать пустыми	в факт ставится ноль, весь остаток строки уходит в недостачу	прошли все ячейки, и там, где числа нет, действительно пусто

Второй вариант опасен. Если кладовщик просто пропустил стеллаж, «считать пустыми» спишет с учёта товар, который лежит на полке. Перед таким проведением откройте список непосчитанных строк и убедитесь, что каждую из них видели глазами.

Несколько человек с ТСД

Большую зону считают вдвоём-втроём. Обычно сканируют ячейку, затем каждую штуку товара, и каждый скан прибавляет единицу. Здесь есть три места, где штуки теряются без чьей-либо вины.

Два устройства прибавляют в одну строку. Если программа читает «сейчас 5», прибавляет один и записывает «6», то два одновременных скана дадут 6 вместо 7. Прибавление должно выполняться на сервере одной операцией над текущим значением.

Повтор запроса при плохой связи. ТСД отправил скан, ответа не дождался и отправил снова. Без защиты одна штука посчитается дважды. У каждого скана должен быть свой номер операции, по которому сервер узнаёт повтор. Про связь и выбор устройства есть отдельная статья: ТСД или смартфон для кладовщика.

Двое нажали «Провести». Если документ проведётся дважды, разница применится к остатку два раза, и недостача в одну штуку превратится в две. Провести документ должен ровно один человек, второй должен получить отказ. После проведения записывать в документ новые числа тоже нельзя.

Проверить это у себя просто. Возьмите два устройства, откройте одну строку и сканируйте одновременно по десять штук. Должно получиться двадцать.

Ведомость расхождений и разбор причин

Результат инвентаризации — ведомость: ячейка, товар, по учёту, факт, расхождение, кто и когда считал. Минус называется недостачей, плюс — излишком. Проводить документ, не прочитав ведомость, не стоит. Сначала разберите крупные строки.

Пересорт. Минус по одному артикулу и такой же плюс по похожему: размер, цвет, модель. Товар не пропал, его перепутали при размещении или отборе.
Товар в другой ячейке. Минус в одной ячейке и плюс в соседней по тому же товару. В сумме по складу ноль.
Неучтённый брак. Товар порвали или разбили, отложили в сторону и не списали. В учёте он числится, на полке его нет.
Ошибка приёмки. Приняли «как в заявке», а привезли меньше. Такое расхождение живёт в остатке, пока его не найдёт пересчёт. Как его не допускать, написано в статье про приёмку с расхождениями.
Ошибка самого пересчёта. Не заметили второй ряд коробок, посчитали упаковку как штуку.

Строки с большим расхождением пересчитайте второй раз, лучше другим человеком. Только после этого проводите. Для фулфилмента ведомость ещё и документ для клиента: по ней видно, что склад нашёл расхождение сам.

Чек-лист подготовки

Выбрана область: зона, список ячеек или список товаров. Не «весь склад», если это не годовая инвентаризация.
Приёмки в этой области закрыты, принятый товар разложен по ячейкам.
Упакованные, но не вывезенные заказы стоят отдельно, вне зоны пересчёта.
Брак и возвраты на проверке лежат в своих местах с кодом.
Этикетки ячеек читаются, сорванные перепечатаны.
ТСД заряжены, у каждого сотрудника свой вход.
Решено, вслепую или нет, и кто будет пересчитывать спорные строки.
Сборщики знают, какая зона считается.
Назначен один человек, который читает ведомость и проводит документ.

Как это устроено в Глайдере

Инвентаризация в Глайдере — документ. При создании выбирают склад и область: весь склад, зона, выбранные ячейки или выбранные товары. В документ попадает снимок остатка по ячейкам. Закреплённая за товаром пустая ячейка тоже идёт строкой с нулём, чтобы пересчёт подтвердил, что в ней пусто. Для всего склада и для товаров можно включить и неразмещённый товар. Пока документ не проведён и не отменён, вторую инвентаризацию на этом складе начать нельзя.

Факт вводят в таблице или сканером: ячейка, затем товар, каждая штука прибавляет единицу. Прибавление выполняется одним обновлением в базе, а повтор запроса с тем же номером операции счёт не удваивает. Товар, найденный там, где по учёту его нет, добавляется в документ отдельной строкой. Ошибочно введённый факт можно сбросить. При пересчёте вслепую кладовщик не видит количество по учёту и расхождения, руководитель видит.

Когда строку посчитали, Глайдер запоминает, сколько по ней числилось в эту минуту. При проведении к остатку применяется разница факта и этого числа, и каждое изменение пишется в журнал движений со ссылкой на документ. Непосчитанные строки по выбору не трогаются или считаются пустыми. Найденный товар записывается в ту ячейку, где его нашли, и ячейка с двумя товарами помечается как смешанная. Провести документ можно один раз, второй одновременный запрос получает отказ. Проведённый документ изменить нельзя. Отмена остаток не меняет. Создаёт, проводит и отменяет документ администратор или менеджер, считать может любой сотрудник склада. Ведомость выгружается в Excel.

Отгрузки до подсчёта ячейки и после него учитываются по одному разу, поэтому документ можно начать утром и считать весь день. Остальное о складе — на странице возможностей, о работе со сканером — в разделе про ТСД.

Коротко

Считайте склад по частям и часто: ходовое чаще, дальнее реже. Сравнивайте факт с тем, что числилось в ячейке в минуту подсчёта, и применяйте к учёту разницу, а не сам факт: было 10, насчитали 9, потом отгрузили 2 — остаток станет 7. Пока ячейку считают, из неё не отбирают. Считайте вслепую, чужой товар записывайте там, где нашли. С непосчитанными строками решайте осознанно. Перед проведением прочитайте ведомость и пересчитайте крупные расхождения. Проводит документ один человек и один раз.