Приёмка товара с расхождениями: почему их нельзя исправлять молча

Поставка почти никогда не совпадает с заявкой до штуки. Где-то недовезли, где-то положили лишнее, где-то порвали упаковку в дороге. Само расхождение не проблема. Проблема начинается, когда кладовщик «подгоняет» цифры под заявку, чтобы закрыть приёмку, а разницу обещает поправить потом.

Разберём, как фиксировать расхождения при приёмке, какие документы для этого есть и почему тихая правка остатка задним числом бьёт и по складу, и по владельцу товара. Текст написан для фулфилмента, который принимает товар клиентов, но почти всё так же работает на собственном складе селлера.

Четыре числа приёмки

У каждой строки приёмки должно быть четыре числа. Если одного не хватает, акт теряет смысл.

Число	Что означает	Куда идёт
Ожидалось	сколько указано в заявке или плане поставки	основа для сверки
Принято	сколько годного товара пересчитали и положили	на остаток
Брак	сколько пришло с дефектом	в акт, на остаток не идёт
Расхождение	принято + брак − ожидалось	в акт и клиенту

Отрицательное расхождение означает недовоз. Положительное означает, что привезли больше заявленного. Брак в этой формуле считается привезённым: товар физически приехал, просто непригодный. Если посчитать брак недовозом, клиент начнёт требовать с поставщика то, что поставщик честно отгрузил.

Пятая ситуация стоит особняком. Это товар, которого в заявке вообще не было. Его нельзя молча добавить к похожему артикулу. Ему нужна отдельная строка с пометкой «не было в заявке».

Пример

Допустим, в заявке 50 футболок размера M и 50 размера L. Пришло 48 M, из них 2 с пятнами, 52 L и 3 кепки, которых в заявке нет.

Товар	Ожидалось	Принято	Брак	Расхождение
Футболка M	50	46	2	−2
Футболка L	50	52	0	+2
Кепка (не было в заявке)	0	3	0	+3

В сумме футболок сто, и кладовщик может решить, что всё сошлось. На деле это пересорт: две M уехали кому-то другому или не были упакованы, а две L лишние. Если свести это в «100 футболок принято», остаток по размерам окажется неверным с первого дня.

Откуда берутся расхождения

Причины стоит различать, потому что по-разному решается, кто за них платит.

Ошибка в заявке. Клиент указал не тот артикул или не то количество.
Недовложение у поставщика. Короб пришёл целым, а внутри меньше, чем на ярлыке короба.
Пересорт. Пришёл другой размер, цвет или модель.
Повреждение в дороге. Короб мятый или мокрый, товар внутри испорчен.
Товар без штрихкода или с чужим штрихкодом. Его не получится однозначно привязать к карточке.
Ошибка самого склада. Одну коробку посчитали дважды или пропустили.

Первые пять появились до того, как товар попал на ваш склад. Последняя появилась у вас. Если не зафиксировать расхождение в момент приёмки, потом их уже не отличить.

Как оформить расхождение

Что говорит закон

Для товарного склада Гражданский кодекс прямо требует осмотреть товар при приёме. По ст. 909 ГК РФ, если договором не предусмотрено иное, склад обязан за свой счёт осмотреть товары и определить их количество и внешнее состояние. Товарным складом ГК называет организацию, которая хранит товары как предпринимательскую деятельность (ст. 907). Договор фулфилмента часто смешанный, и хранение в нём есть почти всегда.

Второе правило из закона о бухгалтерском учёте. Первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то сразу после него (ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Акт о расхождении, составленный через неделю по памяти, этому правилу не соответствует.

Какой документ

Для передачи товара на хранение существует унифицированная форма МХ-1, «Акт о приёме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение». Она утверждена постановлением Госкомстата от 09.08.1999 № 66. По указаниям к форме её составляют представители хранителя и поклажедателя на основании договора хранения (описание формы МХ-1).

Когда вы покупаете товар сами и сверяете его с документами поставщика, обычно используют другую форму, ТОРГ-2, «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке» (форма ТОРГ-2).

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны. Формы первичных документов определяет руководитель организации (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Можно работать и на своём бланке, если в нём есть обязательные реквизиты из ч. 2 той же статьи: название, дата, кто составил, что произошло, количество с единицами измерения, должности и подписи ответственных.

Что должно быть в акте

номер заявки или плана поставки, на которую пришёл товар;
дата и время приёмки;
по каждой строке: ожидалось, принято, брак, расхождение;
отдельные строки для товара, которого не было в заявке;
описание брака по каждой единице или группе;
ссылка на фотографии;
куда положили годный товар и где лежит брак;
подписи сотрудника склада и представителя клиента или водителя.

Если клиента на приёмке нет, акт уходит ему в тот же день. Срок, в который клиент может возразить, лучше заранее записать в договор.

Фото брака

Фотография без контекста доказывает мало. Снимите:

Короб целиком до вскрытия, с ярлыком поставщика.
Повреждение короба, если оно есть.
Вскрытый короб сверху, чтобы было видно вложение.
Каждый дефект крупно.
Штрихкод или артикул бракованной единицы, чтобы фото привязывалось к товару.

Фото стоит делать прямо на ТСД или телефоне в момент приёмки и сразу прикреплять к строке. Фото, которые через неделю ищут в галерее кладовщика, обычно не находятся.

Почему нельзя поправить остаток потом

Соблазн понятен. Машина ждёт, следующая уже на подходе, клиент звонит и спрашивает, когда товар встанет в продажу. Проще принять «как в заявке» и разобраться позже. Разберём, кто за это платит.

Фулфилмент

Профессиональный хранитель по ст. 901 ГК РФ отвечает за утрату, недостачу или повреждение принятых вещей. Освобождает его, в частности, непреодолимая сила, свойства вещи, о которых он не знал и не должен был знать, либо умысел или грубая неосторожность поклажедателя. Если вы подписали «принято 100», а на полке 97, недостача по бумагам случилась у вас. Доказать, что трёх единиц не было с самого начала, без акта и фото почти невозможно.

Есть и прямые деньги. Приёмку клиенту обычно выставляют за единицу. Сдельная оплата кладовщика часто тоже считается по принятому. Лишние три единицы в приёмке означают, что вы выставили клиенту счёт за то, чего не делали, и заплатили за это сотруднику.

Клиент

У владельца товара последствия ещё больше.

Претензия поставщику. Без акта, составленного в момент приёмки, клиенту нечем подтвердить недовоз.
Неверный остаток на площадках. Склад передаёт остатки на маркетплейсы. Если в системе 100, а на полке 97, придут заказы на товар, которого нет, и часть из них придётся отменить со штрафом или потерей рейтинга.
Неверный план поставок. Клиент решает, сколько везти в следующий раз, по вашим цифрам.
Потеря доверия. Когда клиент находит расхождение сам, он перестаёт верить и остальным цифрам склада.

Задним числом

Отдельная беда: правка уже закрытой приёмки. В бумажном мире закон разрешает исправлять первичный документ, но исправление должно содержать дату исправления и подписи тех, кто составил документ (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Смысл понятен: по документу должно быть видно, что было сначала, что стало потом, когда и кто это поменял.

Тихая правка цифры в таблице без следа этому смыслу противоречит. Через месяц никто не вспомнит, откуда взялось 97 вместо 100. Если учёт ведётся в системе, где любую цифру можно перезаписать без истории, расхождение из приёмки просто растворится в остатках, и найти его на инвентаризации уже не получится.

Как исправлять, если ошибка нашлась позже

Ошибки всё равно будут. Важно, чтобы исправление было отдельным событием. Историю приёмки не переписывают.

Пересчитайте ячейку. Если остаток не сходится, сначала посчитайте фактическое количество.
Проверьте историю. Посмотрите, что происходило с товаром после приёмки: перемещения, отборы, возвраты.
Оформите корректировку отдельным документом. Дата, причина, кто нашёл, кто подтвердил. Приёмку от такого-то числа не трогайте.
Если ошиблись именно на приёмке. Руководитель отменяет строку приёмки целиком и товар принимается заново, с новым числом. Отмена и новая строка остаются в истории.
Сообщите клиенту. Расхождение, которое склад нашёл сам и сам показал, сохраняет доверие гораздо лучше, чем найденное клиентом.

Чек-лист приёмки с расхождениями

Приёмка идёт по заявке или плану поставки.
По каждой строке четыре числа: ожидалось, принято, брак, расхождение.
Брак не ставится на остаток и не считается недовозом.
Товар без заявки принимается отдельной строкой.
Пересорт виден как минус по одному артикулу и плюс по другому.
Брак сфотографирован в момент приёмки и привязан к строке.
Акт уходит клиенту в день приёмки.
Закрытая приёмка не правится, исправления идут отдельными документами с датой и причиной.

Как это сделано в Глайдере

В Глайдере приёмка по заявке показывает колонки «Ожидалось / Принято / Брак / Расхождение», остаток ставится по факту, а товар без заявки принимается строкой «не было в заявке». На ТСД есть статус «Приёмка с расхождением» и фото брака, акт выгружается в Excel, среди документов для клиентов есть МХ-1. Как устроена работа фулфилмента с клиентами, описано на странице /fulfillment.