Что такое WMS для фулфилмента и когда Excel или 1С уже не справляются
Чем WMS отличается от учётной программы, что она делает на складе фулфилмента и по каким признакам понять, что таблиц и 1С уже мало. Чек-лист перехода.
WMS (warehouse management system) — программа, которая управляет работой склада: где лежит каждый товар, кто и в каком порядке его берёт, что уже упаковано и что ещё ждёт. Учётная программа отвечает на вопрос «сколько у нас товара и на какую сумму». WMS отвечает на вопросы «где он физически», «кто его трогал» и «что делать следующим».
Для фулфилмента к этому добавляются чужие магазины. Товар на полках принадлежит клиентам, заказы приходят с Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета, у каждого заказа есть срок, а в конце месяца клиенту нужно выставить счёт за работу склада. Excel и 1С долго справляются с частью этих задач. Ниже разберём, где именно они перестают справляться и как понять, что этот момент настал у вас.
Учёт и управление складом: в чём разница
Учётная система живёт документами. Пришла поставка: оформили приходную накладную, остаток вырос. Ушёл заказ: оформили расход, остаток уменьшился. Для бухгалтерии и закупок этого достаточно.
Складу этого мало. Кладовщику нужно знать не «на складе 40 штук», а «12 штук в ячейке A-03-2-14 и 28 штук в дальней зоне, в ячейке C-11-4-02». Упаковщику нужно видеть, какой заказ собирать первым, чтобы не опоздать с отгрузкой. Руководителю смены нужно понять, почему в заказе вместо синей кружки уехала зелёная, и кто это сделал.
| Вопрос | Учётная программа | WMS |
|---|---|---|
| Сколько товара всего | да | да |
| В какой ячейке он лежит | обычно нет или вручную | да, по каждой ячейке |
| Какой заказ собирать первым | нет | очередь по сроку отгрузки |
| Кто принял, разместил, упаковал | по документу, задним числом | по скану, в момент действия |
| Совпал ли товар с заказом | проверяет человек | проверяет скан штрихкода |
| Сколько работы сделано для клиента | считают отдельно | начисления по событиям склада |
Важная оговорка про 1С. У 1С есть конфигурации с адресным складом и отдельные складские решения. Если вы уже живёте в 1С, их стоит рассмотреть наравне с остальными. Дальше речь о типичной ситуации: учёт ведётся в торговой конфигурации, а сам склад работает по бумажкам, таблицам и памяти опытного кладовщика.
Что делает WMS на складе фулфилмента
Набор функций у разных систем отличается, но скелет одинаковый. Он повторяет путь товара через склад.
Приёмка
Клиент привёз товар. WMS сверяет, что пришло, с тем, что было заявлено, по скану каждой позиции. Если пришло меньше, больше или с браком, это фиксируется отдельной строкой, а не правится в таблице так, чтобы цифры сошлись. Для фулфилмента это важно вдвойне: расхождение при приёмке потом превращается в спор с клиентом о том, чей товар пропал.
Размещение и адресное хранение
Каждая ячейка получает код и этикетку. Кладовщик сканирует товар и ячейку, и система знает, где что лежит. Подробно о разметке мы писали в статье про адресное хранение на маленьком складе.
Отбор и сборка заказов
Заказы с площадок попадают в систему сами. WMS строит очередь: какие заказы горят, какие можно собрать позже. Сборщик получает список по ячейкам в порядке обхода склада, а при упаковке сканирует товар. Если отсканирован не тот артикул, упаковать заказ не получится.
Этикетки и маркировка
Этикетки заказов, коробов и товаров печатаются из системы, а не копируются вручную из личного кабинета площадки. Если вы работаете с товарами из перечня обязательной маркировки (список товарных групп опубликован на официальном сайте «Честного знака»), складу нужно хранить коды маркировки по каждой единице и не отправлять товар без кода.
Возвраты и инвентаризация
Возвраты приходят с площадок, их нужно принять, проверить и решить судьбу каждой единицы: обратно на полку или в брак. Инвентаризация в WMS идёт по ячейкам, со сканером, а расхождения попадают в журнал с причиной.
Кабинет клиента и начисления
Эта часть отличает WMS для фулфилмента от WMS для собственного склада. Клиент видит свой товар и свои заказы, не видя чужих. Склад начисляет деньги за приёмку, хранение, сборку и упаковку по мере того, как эти операции происходят, а не пересчитывает всё вручную в конце месяца.
Признаки, что Excel и 1С уже не справляются
Переход на WMS стоит денег и нервов. Поэтому переходить стоит не «когда все переходят», а когда текущий способ работы начал регулярно стоить дороже. Пройдитесь по списку и честно отметьте, что из этого про вас.
- Товар ищут, а не берут. Сборщик ходит по складу и вспоминает, куда положили новую поставку. Если он заболел, найти товар может только он сам по телефону.
- Остатки на площадках и на полках расходятся. Покупатель заказал товар, которого физически нет, и заказ приходится отменять.
- Пересорт стал обычным делом. Похожие артикулы (размеры, цвета, комплектации) путают при сборке, и это всплывает только в отзывах и возвратах.
- Сборку FBS держит один человек. Только он понимает, какой заказ горит, а какой подождёт до завтра.
- Таблицу правят несколько человек одновременно. Строки перезаписываются, формулы ломаются, а версия «правильная_финал_2.xlsx» живёт в чьей-то почте.
- Непонятно, кто ошибся. Заказ ушёл не тот, но выяснить, кто его собирал и упаковывал, невозможно.
- Начисления клиентам считают вечерами. Счёт за месяц собирается из нескольких таблиц, и клиенты регулярно его оспаривают.
- Приёмка клиентского товара идёт «на глаз». Расхождения обнаруживаются через неделю, когда уже не докажешь, привезли товар или нет.
- Новый сотрудник долго входит в работу. Всё держится на устных правилах и знании склада, которое нельзя передать за один день.
- Инвентаризация означает остановку склада. На пересчёт уходит выходной, а после него остатки снова начинают расползаться.
Если отметили один-два пункта, скорее всего, хватит дисциплины и порядка в таблицах. Если набралось больше половины, таблица уже не инструмент, а источник ошибок.
Когда WMS пока не нужна
Честно о том, когда можно не спешить. Если на складе работает один-два человека, ассортимент помещается на паре стеллажей, а заказы собирает сам владелец, WMS добавит работы: придётся сканировать то, что вы и так видите глазами.
Точно так же WMS не спасёт склад, где нет базового порядка. Если у товаров нет штрихкодов, а у полок нет постоянных мест, программа только перенесёт хаос в базу данных. Сначала наведите порядок руками: закрепите места хранения, промаркируйте товары, договоритесь о правилах приёмки. Потом автоматизируйте.
Есть и промежуточный вариант. Можно начать с одного процесса, который болит сильнее всего, например со сборки FBS по скану, и оставить остальное в прежнем виде ещё на пару месяцев.
Что меняется в работе после перехода
| Процесс | Без WMS | С WMS |
|---|---|---|
| Приёмка | пересчитали, записали итог | скан каждой позиции, расхождение отдельной строкой |
| Размещение | «положи куда-нибудь на второй ряд» | скан товара и ячейки, система подсказывает место |
| Сборка | список из личного кабинета площадки | очередь по сроку, лист по ячейкам в порядке обхода |
| Упаковка | проверка глазами | скан товара, не тот артикул не пропускается |
| Этикетки | скачать, найти, распечатать | печать из системы на принтер упаковщика |
| Остатки на площадках | обновить вручную, когда вспомнили | уходят автоматически по расписанию |
| Отчёт клиенту | собрать из таблиц в конце месяца | начисления видны по дням |
Отдельно стоит сказать о людях. Первые недели работа кажется медленнее: сканировать приходится больше, а привычные обходные пути закрыты. Это нормально. Сборщик, который раньше брал товар «по памяти», теперь сканирует ячейку, и это действительно дольше. Выигрыш появляется в другом месте: меньше повторных сборок, меньше разборов «кто перепутал», быстрее вход новых сотрудников.
Как перейти без остановки склада
Типичная ошибка при переходе: запустить всё сразу в понедельник утром. Надёжнее идти по шагам.
- Справочник товаров. Загрузите артикулы, штрихкоды, названия и габариты из Excel. Проверьте дубли штрихкодов и товары без штрихкода: их придётся промаркировать до запуска.
- Связь с площадками. Подключите магазины и сопоставьте товары площадок с вашим справочником. Без этого заказы не будут знать, какой товар брать с полки.
- Ячейки. Разметьте склад и распечатайте этикетки ячеек. Удобнее делать это до переноса остатков, пока никто не торопит.
- Первичная инвентаризация. Пройдите склад по ячейкам со сканером и внесите фактический остаток. Идите зонами, а не пытайтесь пересчитать всё за один день.
- Первый процесс. Запустите сборку и упаковку FBS по скану. Здесь ошибки видны сразу, и эффект заметен быстрее всего.
- Приёмка и размещение. Когда сборка устоялась, переведите в систему приёмку новых поставок и размещение по ячейкам.
- Клиенты и начисления. Для фулфилмента последним шагом заводятся прайс, кабинеты клиентов и автоматические начисления.
На каждом шаге оставляйте себе запасной путь. Пока новый процесс не отработал хотя бы неделю без сбоев, старая таблица остаётся под рукой как резерв, но не как основной источник данных. Два источника правды одновременно хуже, чем один, даже неидеальный.
Коротко
WMS нужна, когда склад перестал помещаться в голове одного человека. Признаки — поиск товара вместо отбора, пересорт, расхождения остатков с площадками и начисления клиентам, которые считают вечерами. Если таких признаков мало, наведите порядок в текущей схеме. Если много, выбирайте систему и переходите по шагам, начиная с того процесса, который болит сильнее всего. О том, на что смотреть при выборе, мы рассказали в статье как выбрать WMS для фулфилмента.
Глайдер мы строили под такой склад: фулфилмент или селлер со своими полками и заказами с трёх площадок. Что система умеет на каждом из шагов выше, собрано на странице возможностей, а для операторов фулфилмента — на странице для фулфилмента.